Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Graphitex SRL, Rue de l’Estampage 3, 4340 Awans, België, btw BE0476.391.447, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via de site worden verzameld.

Vragen over privacy kunnen per post naar bovenstaand adres of per email naar info{'@'}graphitex.com worden gestuurd.

2. Algemeen principe

U kunt de publieke informatie op de site normaal raadplegen zonder persoonsgegevens zoals naam, postadres of emailadres te verstrekken.

Bepaalde gegevens kunnen wel nodig zijn wanneer u aanvullende diensten gebruikt: account aanmaken, informatie- of offerteaanvraag, bestelling, levering, klantendienst, commerciële communicatie of voorkeurenbeheer.

3. Gegevens die wij kunnen verzamelen

Afhankelijk van uw gebruik van de site kan Graphitex SRL de volgende categorieën gegevens verwerken.

• Identificatie- en contactgegevens: voornaam, naam, bedrijf, emailadres, telefoon, factuur- of leveringsadres.
• Professionele gegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, functie of informatie die nodig is voor een offerte. Sommige bedrijfsgegevens kunnen worden vooraf ingevuld vanuit openbare ondernemingsregisters wanneer u de btw-zoekfunctie gebruikt.
• Bestelgegevens: gekozen producten, maten, kleuren, aantallen, personalisatie-opties, offertegeschiedenis, winkelmand, bestelling, facturatie en levering.
• Verzonden bestanden: logo’s, ontwerpen, mock-ups, documenten of andere bestanden nodig voor textielpersonalisatie, plus metadata zoals bestandsnaam, type, grootte of aantal bestanden.
• Betalingsgegevens: betaalstatus, methode en technische referenties ontvangen van betaalproviders, zonder dat Graphitex SRL volledige kaartgegevens opslaat.
• Technische navigatiegegevens: IP-adres wanneer ontvangen door onze providers, datum en uur, bekeken pagina’s, URL, UTM- of campagneparameters, browsertype, toestel, platform of besturingssysteem, technische fouten en beveiligingscontext.
• Analyse- en eventgegevens: paginaweergaven, sessie, scrolldiepte, klikken op links of knoppen, elementlabels, gestarte of verzonden formulieren, namen en types van ingevulde velden, zoekopdrachten, favorieten, winkelmand, checkout, offerteaanvraag, productpersonalisatie, orderbevestiging, betaalstatus en factuurdownloads.
• Analytische identificatiegegevens wanneer u bent ingelogd en analytics hebt aanvaard: gebruikers-ID, email, accounttype en aanwezigheid van een bedrijf, zodat trajecten aan een klantaccount kunnen worden gekoppeld.
• Voorkeuren: taal, weergavethema, cookievoorkeuren en keuzes rond gebruikerservaring.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Gegevens worden alleen verzameld en verwerkt voor bepaalde, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Afhankelijk van het geval steunt de verwerking op uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang van Graphitex SRL of uw toestemming.

• Antwoorden op informatie-, offerte- of contactaanvragen.
• Beheren van klantaccounts, winkelmanden, bestellingen, betalingen, facturen, leveringen, retours en klachten.
• Uitvoeren van de gevraagde personalisatiediensten, onder meer op basis van verzonden bestanden.
• Klantenondersteuning, administratie en boekhouding verzekeren.
• De site beveiligen, fraude voorkomen en de technische werking van de dienst behouden.
• Bezoek meten, trajecten begrijpen, frictie in catalogus, winkelmand, offerte en checkout detecteren en de ervaring verbeteren wanneer toestemming vereist en gegeven is.
• Commerciële communicatie versturen alleen wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, met toestemming waar vereist.

5. Cookies, PostHog, dataLayer en navigatie

De site gebruikt essentiële cookies die nodig zijn voor werking, bijvoorbeeld sessie, winkelmand, beveiliging en het onthouden van uw cookiekeuzes.

Wanneer u analytische cookies aanvaardt, kan de site PostHog Cloud EU laden via de host eu.i.posthog.com. PostHog ontvangt de hierboven beschreven navigatie- en trajectevents om ons te helpen het echte gebruik van de site te meten en de diensten te verbeteren.

Events worden ook naar window.dataLayer gestuurd, dat door Google Tag Manager wordt hergebruikt wanneer dit is geconfigureerd. Google Tag Manager beheert tags en kan events doorsturen naar tools die in de container actief zijn. Vercel Analytics wordt niet gebruikt op de Graphitex-storefront.

Formuliertracking verstuurt niet bewust de waarden die u in velden typt: het verstuurt de formuliernaam, veldnamen of types, aantallen ingevulde velden en verzendstatus. Gegevens die u in formulieren invult, worden wel afzonderlijk verwerkt om uw aanvraag te beantwoorden, uw account aan te maken, een offerte op te stellen of een bestelling te beheren.

U kunt voorkeuren beheren via de cookiebanner of cookie-instellingen. Intrekking van toestemming schakelt PostHog-capturing uit en verhindert toekomstige analytische ladingen voor zover de site dit controleert.

6. Ontvangers en verwerkers

Gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen bij Graphitex SRL en voor dienstverleners die voor Graphitex SRL optreden wanneer dat nodig is voor de dienstverlening.

Deze dienstverleners kunnen onder meer instaan voor hosting, database, technisch onderhoud, emailverzending, bestandsopslag, betaling, levering, boekhouding, beveiliging, analytics of tagbeheer.

• Hosting, deployment en bestandsopslag: Vercel en Vercel Blob.
• Database en applicatie-infrastructuur: Neon/PostgreSQL en verbonden technische providers.
• Betaling: Mollie.
• Transactionele emails: Resend.
• Analytics en trajecten: PostHog Cloud EU.
• Beheer van analytische tags: Google Tag Manager, alleen indien geconfigureerd en na analytische toestemming.
• Technische monitoring en fouten: Sentry wanneer productiemonitoring actief is.
• Levering, boekhouding, administratieve diensten en professionele adviseurs wanneer nodig.

7. Bewaring

Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en daarna verwijderd of gearchiveerd volgens toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Facturatie- en boekhoudgegevens kunnen gedurende wettelijke termijnen worden bewaard. Contact-, offerte- en bestelgegevens worden bewaard voor een periode die evenredig is met de handelsrelatie of de behandelde aanvraag.

Cookievoorkeuren worden 12 maanden bewaard. Analysegegevens worden bewaard volgens de instellingen van de analysetools en de criteria die nodig zijn voor publieksmeting, serviceverbetering en incidentoplossing.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige providers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of entiteiten in andere landen inschakelen. Wanneer dit gebeurt, ziet Graphitex SRL erop toe dat passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander erkend mechanisme.

De huidige PostHog-configuratie gebruikt de Europese host eu.i.posthog.com. Andere technische providers, waaronder Google, Vercel, Resend of Sentry, kunnen internationale verwerking of toegang inhouden afhankelijk van hun eigen infrastructuur en contractuele verbintenissen.

9. Uw rechten

Binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving hebt u recht op toegang, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken, onder meer via de cookie-instellingen voor analytics of uitschrijflinks voor commerciële communicatie.

U kunt uw rechten uitoefenen door te schrijven naar info{'@'}graphitex.com. Om uw gegevens te beschermen kan Graphitex SRL indien nodig een identiteitsbewijs vragen.

U kunt ook klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit als u vindt dat uw rechten niet worden gerespecteerd.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Graphitex SRL neemt geen besluiten die juridische gevolgen of gelijkaardige significante gevolgen voor u hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van gegevens die via de site worden verzameld.

11. Beveiliging

Graphitex SRL neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of misbruik van meegedeelde persoonsgegevens te voorkomen.

Geen enkele gegevensoverdracht via internet kan als volledig veilig worden gegarandeerd. Bij een incident dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden past Graphitex SRL de procedures toe die door de toepasselijke regelgeving zijn voorzien.